در هر کسبوکاری، حسابداری یکی از مهمترین بخشهای مدیریت مالی محسوب میشود. ثبت دقیق درآمدها و هزینهها، کنترل اسناد مالی، تهیه گزارشها، مدیریت حقوق و دستمزد و بررسی وضعیت مالی شرکت، همگی به حسابداری منظم و اصولی نیاز دارند. با این حال، همه کسبوکارها به استخدام یک تیم حسابداری تماموقت نیاز ندارند.
اینجاست که حسابداری برون سپاری بهعنوان یک راهکار کاربردی مطرح میشود. در این روش، شرکت یا کسبوکار بهجای ایجاد یک واحد حسابداری کامل در داخل مجموعه، انجام بخشی یا تمام امور حسابداری خود را به یک حسابدار یا شرکت متخصص خارج از سازمان واگذار میکند.
این روش میتواند علاوه بر کاهش برخی هزینههای استخدام و مدیریت نیروی انسانی،دسترسی کسبوکار به تخصص و تجربه حسابداران حرفهای را نیز سادهتر کند.
اما حسابداری برون سپاری دقیقاً چیست؟ چه خدماتی را شامل میشود؟ چه مزایا و معایبی دارد و آیا برای همه کسبوکارها انتخاب مناسبی است؟
در ادامه این مقاله، بهصورت کامل به این موضوع میپردازیم.
حسابداری برون سپاری یعنی یک کسبوکار، انجام بخشی یا تمام فعالیتهای حسابداری خود را به یک فرد، تیم یا شرکت حسابداری خارج از مجموعه واگذار کند.
در روش سنتی،شرکت ممکن است یک یا چندحسابدار را استخدام کند تا امور مالی را در داخل مجموعه انجام دهند. امادر برون سپاری،شرکت بهجای استخدام مستقیم نیروی حسابداری، از تخصص یک مجموعه بیرونی استفاده میکند.
برای مثال، یک شرکت کوچک ممکن است به ثبت اسناد، تهیه گزارشهای مالی، محاسبه حقوق و دستمزد و انجام برخی امور حسابداری نیاز داشته باشد، اما استخدام یک حسابدار تماموقت برای آن از نظر اقتصادی منطقی نباشد. در چنین شرایطی، برون سپاری میتواند گزینه مناسبی باشد.
نکته مهم این است که برون سپاری الزاماً به معنی واگذاری تمام امور مالی نیست. کسبوکار میتواند تنها فعالیتهایی را که نیاز به تخصص یا زمان بیشتری دارند به خارج از مجموعه بسپارد.
میزان و نوع خدمات در قراردادهای حسابداری برون سپاری میتواند بر اساس نیاز هر کسبوکار متفاوت باشد.برخی شرکتها تنها ثبت اسناد و تهیه گزارشهای مالی را برون سپاری میکنند، در حالی که برخی دیگر تمام فعالیتهای حسابداری خود را به یک مجموعه متخصص میسپارند.
مهمترین خدمات قابل برون سپاری عبارتاند از:
ثبت صحیح فاکتورها،خریدها،فروشها،دریافتها،پرداختها و سایر رویدادهای مالی یکی از پایههای اصلی حسابداری است.
گزارشهای مالی به مدیران کمک میکنند تصویر دقیقتری از وضعیت درآمد، هزینه، سود، بدهی و مطالبات کسبوکار داشته باشند.
محاسبه حقوق کارکنان،مزایا،کسورات و تهیه اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد نیز از جمله فعالیتهایی است که میتواند برون سپاری شود.
بررسی حسابهای بانکی، کنترل دریافتها و پرداختها و شناسایی مغایرتهای احتمالی از دیگر وظایف مهم حسابداری است.
گزارشهای مدیریتی به مدیران کمک میکنند وضعیت مالی کسبوکار را بهتر بررسی کرده و بر اساس اطلاعات واقعی تصمیمگیری کنند.
برخی شرکتهای ارائهدهنده خدمات حسابداری،درکنار فعالیتهای حسابداری، خدمات مرتبط باامور مالیاتی را نیز ارائه میکنند. البته محدوده این خدمات باید در قرارداد مشخص شود.
به همین دلیل، هنگام انتخاب یک مجموعه برای دریافت خدمات حسابداری بهتر است دقیقاً مشخص کنید چه فعالیتهایی در قرارداد شما قرار میگیرند.
در حسابداری داخلی، نیروی حسابدار مستقیماً توسط شرکت استخدام میشود و معمولاً بخشی از ساختار سازمانی شرکت محسوب میشود.
اما در حسابداری برون سپاری، خدمات توسط یک فرد یا مجموعه خارج از سازمان ارائه میشود.
برای درک بهتر، فرض کنید یک شرکت کوچک تنها ۳۰ یا ۴۰ سند مالی در ماه دارد. ممکن است استخدام یک حسابدار تماموقت برای چنین شرکتی از نظر هزینه و حجم کار منطقی نباشد.
در مقابل،شرکت میتواند انجام امور حسابداری را به یک مجموعه متخصص واگذار کند و متناسب با خدماتی که دریافت میکند هزینه بپردازد.
البته این به معنی بهتر بودن برون سپاری برای تمام شرکتها نیست. شرکتهای بزرگ با حجم بالای عملیات مالی ممکن است همچنان به تیم حسابداری داخلی نیاز داشته باشند یا از یک مدل ترکیبی استفاده کنند.
برون سپاری حسابداری میتواند مزایای مختلفی برای کسبوکارها داشته باشد. مهمترین این مزایا عبارتاند از:
یکی از مهمترین دلایل استفاده از حسابداری برون سپاری، امکان مدیریت بهتر هزینههای مربوط به نیروی انسانی است.
استخدام حسابدار فقط به پرداخت حقوق محدود نمیشود. هزینههایی مانند بیمه، مزایا، تجهیزات، آموزش و فضای کاری نیز میتوانند به هزینههای شرکت اضافه شوند.
در برون سپاری، کسبوکار میتواند بر اساس نیاز خود خدمات دریافت کند و در بسیاری از موارد، بدون تشکیل یک تیم حسابداری کامل، از تخصص افراد حرفهای استفاده کند.
البته میزان صرفهجویی به حجم کار و نوع قرارداد بستگی دارد و نمیتوان گفت برون سپاری همیشه ارزانتر از استخدام داخلی است.
یک کسبوکار کوچک ممکن است به تخصص چندین نفر در زمینههای مختلف نیاز داشته باشد؛ اما استخدام جداگانه حسابدار، مدیر مالی و متخصصان مرتبط با امور مالی میتواند هزینه زیادی داشته باشد.
با برون سپاری، امکان استفاده از تجربه یک تیم متخصص فراهم میشود.
به همین دلیل، انتخاب یک مجموعه معتبر برای ارائه خدمات حسابداری میتواند برای کسبوکارهایی که تیم مالی کوچکی دارند، مزیت قابلتوجهی باشد.
رسیدگی به اسناد، فاکتورها، حسابها، گزارشها و سایر امور مالی میتواند زمان زیادی از مدیران و کارکنان بگیرد.
با واگذاری این فعالیتها به متخصصان، مدیر کسبوکار میتواند زمان بیشتری را به فروش، بازاریابی، توسعه محصول، ارتباط با مشتریان و رشد شرکت اختصاص دهد.
حسابداری فعالیتی دقیق و تخصصی است و اشتباه در ثبت اطلاعات میتواند گزارشهای مالی را تحت تأثیر قرار دهد.
استفاده از افراد متخصص و باتجربه میتواند احتمال بسیاری از خطاهای رایج را کاهش دهد.
البته برون سپاری به این معنی نیست که احتمال خطا کاملاً از بین میرود. کنترل اسناد، نظارت مدیریت و ارتباط منظم با تیم حسابداری همچنان ضروری است.
یکی از مهمترین مزایای حسابداری حرفهای، فراهم کردن اطلاعات قابل استفاده برای مدیریت است.
مدیر شرکت باید بداند چه مقدار درآمد داشته، هزینهها در چه بخشهایی افزایش پیدا کردهاند، میزان سود چقدر است و وضعیت نقدینگی چگونه است.
گزارشهای مالی منظم میتوانند چنین اطلاعاتی را در اختیار مدیریت قرار دهند و تصمیمگیری را سادهتر کنند.
مدیری که بخش قابلتوجهی از زمان خود را صرف بررسی فاکتورها، اسناد و محاسبات مالی میکند، زمان کمتری برای مدیریت و توسعه کسبوکار خواهد داشت.
یکی از اهداف اصلی برون سپاری این است که فعالیتهای تخصصی و اجرایی به افراد متخصص واگذار شوند تا مدیریت بتواند تمرکز بیشتری روی اهداف اصلی شرکت داشته باشد.
نیازهای مالی یک کسبوکار همیشه ثابت نیستند.
ممکن است یک شرکت در دورهای حجم معاملات زیادی داشته باشد و در دورهای دیگر فعالیت آن کاهش پیدا کند. برون سپاری میتواند امکان تنظیم سطح خدمات متناسب با نیاز شرکت را فراهم کند.
در کنار مزایا، برون سپاری حسابداری چالشهایی نیز دارد که باید قبل از تصمیمگیری در نظر گرفته شوند.
اطلاعات مالی شرکتها محرمانه و حساس هستند. بنابراین باید مجموعهای انتخاب شود که از نظر اعتبار، امنیت اطلاعات و تعهد حرفهای قابل اعتماد باشد.
همچنین بهتر است موضوع محرمانگی اطلاعات در قرارداد همکاری بهصورت شفاف مشخص شود.
اگر تمام امور مالی یک شرکت به یک مجموعه بیرونی واگذار شود، ایجاد وابستگی شدید میتواند در آینده مشکل ایجاد کند.
بهتر است شرکت همیشه به اسناد، اطلاعات و گزارشهای مالی خود دسترسی داشته باشد.
همه ارائهدهندگان خدمات حسابداری از نظر تجربه، تخصص و کیفیت خدمات در یک سطح نیستند.
بنابراین صرفاً پایین بودن قیمت نباید معیار انتخاب باشد.
برون سپاری به این معنی نیست که مدیر میتواند امور مالی را کاملاً رها کند.
مدیریت باید گزارشهای مالی را بررسی کند و در صورت نیاز با تیم حسابداری در ارتباط باشد.
حسابداری برون سپاری میتواند برای انواع مختلفی از کسبوکارها کاربرد داشته باشد، از جمله:
برای مثال، یک استارتاپ در مراحل ابتدایی ممکن است حجم مالی زیادی نداشته باشد و استخدام یک تیم حسابداری کامل برای آن منطقی نباشد.
در چنین شرایطی، دریافت خدمات حسابداری از یک مجموعه متخصص میتواند راهکاری انعطافپذیرتر باشد.
از طرف دیگر، حتی شرکتهای بزرگ نیز میتوانند بخشی از امور حسابداری خود را برون سپاری کنند و فعالیتهای حساستر را در داخل مجموعه مدیریت کنند.
یکی از سؤالات رایج صاحبان کسبوکار این است که هزینه حسابداری برون سپاری چقدر خواهد بود.
پاسخ این سؤال به شرایط هر شرکت بستگی دارد و نمیتوان یک قیمت ثابت برای تمام کسبوکارها تعیین کرد.
عوامل مختلفی بر هزینه تأثیر میگذارند، از جمله:
به همین دلیل، بهتر است ابتدا نیازهای واقعی کسبوکار مشخص شود و سپس بر اساس آن از شرکتهای مختلف پیشنهاد قیمت دریافت شود.
در انتخاب خدمات حسابداری، قیمت پایین نباید تنها معیار تصمیمگیری باشد. کیفیت خدمات، تخصص، سابقه، امنیت اطلاعات و پاسخگویی نیز اهمیت بسیار زیادی دارند.
انتخاب شرکت مناسب میتواند تأثیر زیادی بر کیفیت امور مالی کسبوکار داشته باشد.
بررسی کنید مجموعه مورد نظر چه میزان تجربه دارد و آیا با کسبوکارهایی مشابه حوزه فعالیت شما کار کرده است یا خیر.
قبل از عقد قرارداد، مشخص کنید شرکت دقیقاً چه خدماتی ارائه میدهد.
برای مثال، آیا ثبت اسناد، تهیه گزارش، حقوق و دستمزد، کنترل حسابها و سایر خدمات مورد نیاز شما در قرارداد قرار دارند؟
محدوده خدمات، هزینهها، زمانبندی، مسئولیت طرفین و نحوه تحویل اطلاعات باید در قرارداد مشخص باشد.
از مجموعه مورد نظر درباره نحوه نگهداری و دسترسی به اطلاعات مالی سؤال کنید.
امور مالی معمولاً با زمانبندی مشخصی همراه هستند. بنابراین دسترسی به حسابدار و پاسخگویی سریع در مواقع ضروری اهمیت زیادی دارد.
ممکن است یک شرکت هزینه کمتری دریافت کند اما خدمات محدودی ارائه دهد.
در مقابل، پرداخت هزینه بیشتر در صورتی منطقی است که خدمات، تخصص و پشتیبانی مناسبتری دریافت کنید.
خیر. یکی از تصورات اشتباه درباره حسابداری برون سپاری این است که مدیر با واگذاری امور حسابداری دیگر کنترلی روی وضعیت مالی شرکت نخواهد داشت.
در حالی که برون سپاری اصولی باید دقیقاً برعکس عمل کند.
مدیر باید بتواند گزارشهای مالی را دریافت و بررسی کند، وضعیت درآمد و هزینه را ببیند و از شرایط مالی شرکت مطلع باشد.
در واقع، اجرای امور حسابداری به متخصصان واگذار میشود؛ اما تصمیمگیری و نظارت همچنان در اختیار مدیریت شرکت باقی میماند.
در واقع، حسابداری برون سپاری یکی از روشهایی است که کسبوکارها میتوانند از طریق آن از خدمات حسابداری تخصصی استفاده کنند.
بهجای اینکه شرکت تمام نیروهای مورد نیاز خود را استخدام کند، میتواند بخشی از فعالیتهای مالی را به یک مجموعه حرفهای بسپارد.
این خدمات ممکن است شامل ثبت اسناد، تهیه گزارشهای مالی، حسابداری فروش و خرید، حقوق و دستمزد، کنترل حسابها و سایر فعالیتهای مورد نیاز شرکت باشد.
بنابراین اگر کسبوکاری قصد دارد امور مالی خود را برون سپاری کند، بهتر است ابتدا نیازهای خود را مشخص کرده و سپس یک مجموعه معتبر برای ارائه خدمات حسابداری انتخاب کند.
برای پاسخ به این سؤال باید چند موضوع را بررسی کنید.
اگر شرکت شما کوچک یا متوسط است و حجم فعالیتهای مالی آن به استخدام یک تیم کامل حسابداری نیاز ندارد، برون سپاری میتواند گزینه مناسبی باشد.
همچنین اگر مدیران شرکت زمان زیادی را صرف امور حسابداری میکنند یا نیروی متخصص کافی در اختیار ندارند، استفاده از خدمات یک مجموعه حرفهای میتواند به بهبود فرآیندهای مالی کمک کند.
اما شرکتهایی که حجم بسیار زیادی از عملیات مالی دارند یا به حضور دائمی حسابداران در داخل سازمان نیازمند هستند، ممکن است به یک تیم داخلی یا مدل ترکیبی نیاز داشته باشند.
در مدل ترکیبی، برخی امور در داخل شرکت انجام میشوند و فعالیتهای تخصصی یا پرتعداد به یک مجموعه بیرونی سپرده میشوند.
حسابداری برون سپاری روشی است که به کسبوکارها اجازه میدهد بخشی یا تمام امور حسابداری خود را به متخصصان خارج از مجموعه واگذار کنند.
کاهش هزینههای مربوط به استخدام، دسترسی به افراد متخصص، صرفهجویی در زمان، کاهش احتمال خطا، دریافت گزارشهای مالی منظم و تمرکز بیشتر مدیران بر رشد کسبوکار، از مهمترین مزایای این روش هستند.
با این حال، برون سپاری زمانی نتیجه مطلوبی خواهد داشت که مجموعه ارائهدهنده خدمات با دقت انتخاب شود، قرارداد شفاف باشد و امنیت اطلاعات مالی نیز مورد توجه قرار گیرد.
همچنین نباید فراموش کرد که برون سپاری به معنای کنار گذاشتن مدیریت مالی نیست. مدیران همچنان باید گزارشهای مالی را بررسی کنند و بر عملکرد مجموعه ارائهدهنده خدمات نظارت داشته باشند.
در نهایت، اگر کسبوکار شما به دنبال مدیریت منظمتر امور مالی، کاهش بخشی از هزینههای اجرایی و دسترسی به تخصص حسابداری است، استفاده از خدمات حسابداری حرفهای و متناسب با نیازهای شرکت میتواند یکی از گزینههای قابل بررسی باشد.
09127806746
