چک یکی از ابزارهای رایج در معاملات و مبادلات مالی شرکتهاست و گاهی نقش مهمی در تضمین پرداخت یا انجام تعهدات دارد. به همین دلیل، ثبت و کنترل صحیح چکها در حسابداری شرکت فقط به نگهداری برگه چک یا ثبت مبلغ آن در دفاتر محدود نمیشود؛ بلکه لازم است وضعیت هر چک از زمان دریافت یا صدور تا زمان وصول، برگشت، ابطال یا تسویه بهصورت دقیق پیگیری شود.
یکی از موضوعاتی که در این زمینه ممکن است باعث ابهام شود، اصطلاح چک تضمینی است. در عمل، این عبارت گاهی برای چکی استفاده میشود که شرکت بابت تضمین انجام یک تعهد یا قرارداد در اختیار طرف مقابل قرار داده و گاهی منظور از آن چک تضمینشده بانکی است؛ در حالی که این دو از نظر ماهیت و نحوه برخورد حسابداری یکسان نیستند.
طبق قانون صدور چک، «چک تضمینشده» چکی است که توسط بانک و به عهده همان بانک، به درخواست مشتری صادر میشود و پرداخت آن توسط بانک تضمین میشود.
در مقابل، ممکن است یک شرکت از چک عادی خود بهعنوان تضمین انجام معامله یا تعهد استفاده کند. قانون صدور چک نیز برای چکی که بابت تضمین انجام معامله یا تعهد صادر شده، احکام خاصی در نظر گرفته است.
در این مقاله، موضوع را از زاویه حسابداری و کنترل مالی بررسی میکنیم تا مشخص شود چکهای تضمینی در حسابداری شرکت چگونه باید شناسایی، ثبت، کنترل و پیگیری شوند و چه اشتباهاتی میتوانند باعث ایجاد مشکل در حسابهای شرکت شوند.
قبل از بررسی نحوه ثبت حسابداری، باید مشخص کنیم منظور از چک تضمینی دقیقاً چیست.
در فضای کسبوکار، دو مفهوم متفاوت ممکن است با عنوان «چک تضمینی» مطرح شوند:
این تفاوت بسیار مهم است؛ زیرا نحوه برخورد حسابداری با این دو مورد متفاوت خواهد بود.
فرض کنید شرکت «الف» برای اجرای یک قرارداد خدماتی با شرکت «ب» قرارداد میبندد و شرکت «ب» از شرکت «الف» میخواهد یک فقره چک بابت تضمین حسن انجام تعهدات ارائه کند.
در این حالت، چک ممکن است از حساب جاری شرکت صادر شود، اما موضوع آن الزاماً پرداخت هزینه یا بدهی در همان زمان نیست. چک در واقع بهعنوان یک ابزار تضمین در اختیار طرف قرارداد قرار گرفته است.
در چنین شرایطی، ثبت آن باید بهگونهای انجام شود که با پرداخت واقعی وجه اشتباه نشود.
نوع دیگری از چک، چک تضمینشده بانکی است که توسط بانک صادر میشود.
طبق قانون، چک تضمینشده توسط بانک به عهده همان بانک و به درخواست مشتری صادر میشود و پرداخت آن توسط بانک تضمین میشود. همچنین مقررات مربوط به این نوع چک در قانون صدور چک، از جمله ماده ۲۴، مشخص شده است.
برای شرکتها، تشخیص اینکه با کدام نوع چک مواجه هستند، اولین قدم برای انتخاب روش صحیح ثبت و کنترل است.
یکی از اشتباهات رایج در حسابداری این است که هر چکی که بین شرکت و طرف مقابل جابهجا میشود، بلافاصله بهعنوان وجه نقد یا پرداخت قطعی شناسایی شود.
اما در مورد چکهایی که صرفاً بابت تضمین یک تعهد دریافت یا صادر میشوند، باید ماهیت واقعی معامله بررسی شود.
برای مثال، اگر شرکت بابت تضمین اجرای قرارداد یک فقره چک به مبلغ ۵۰۰ میلیون تومان در اختیار طرف قرارداد قرار دهد، این اتفاق لزوماً به معنی آن نیست که شرکت همان لحظه ۵۰۰ میلیون تومان هزینه پرداخت کرده است.
بنابراین حسابدار باید بین انتقال ابزار پرداخت و تحقق واقعی پرداخت یا دریافت تفاوت قائل شود.
این موضوع یکی از دلایلی است که کنترل اسناد و مستندات مربوط به چکهای تضمینی اهمیت زیادی پیدا میکند.
نحوه ثبت حسابداری به ماهیت چک و شرایط معامله بستگی دارد و نمیتوان برای تمام چکهای تضمینی یک ثبت واحد در نظر گرفت.
اگر یک چک صرفاً بهعنوان تضمین انجام تعهد صادر یا دریافت شده باشد و هنوز رویداد مالی اصلی اتفاق نیفتاده باشد، معمولاً لازم است وضعیت آن در سیستم حسابداری و کنترل اسناد شرکت بهگونهای ثبت شود که با پرداخت یا دریافت قطعی اشتباه نشود.
برای مثال، فرض کنیم شرکت «الف» بابت تضمین حسن انجام قرارداد، چکی به مبلغ ۱ میلیارد تومان به شرکت «ب» تحویل میدهد.
در این حالت باید اطلاعاتی مانند موارد زیر در سیستم کنترل چک شرکت ثبت شود:
در صورت استفاده از حسابهای انتظامی، نحوه ثبت نیز باید مطابق رویه حسابداری شرکت و چارچوب گزارشگری مورد استفاده تعیین شود.
نکته مهم این است که ثبت حسابداری نباید باعث شود یک تعهد تضمینی با هزینه یا پرداخت واقعی اشتباه گرفته شود.
فرض کنیم شرکت «پارس» برای دریافت یک قرارداد، یک فقره چک به مبلغ ۸۰۰ میلیون تومان بابت تضمین حسن انجام کار صادر میکند.
این چک قرار نیست در زمان تحویل به طرف قرارداد بهعنوان هزینه شرکت شناسایی شود؛ زیرا هنوز پرداخت واقعی بابت یک هزینه اتفاق نیفتاده است.
در چنین شرایطی، شرکت باید اطلاعات چک را در سیستم کنترل اسناد و در صورت استفاده از حسابهای انتظامی، در حسابهای مربوط به تعهدات تضمینی ثبت و پیگیری کند.
به عنوان نمونه، در یک رویه حسابداری مبتنی بر حسابهای انتظامی ممکن است از ثبتهایی مانند:
حساب انتظامی چکهای تضمینی صادرشده — بدهکار
طرف حساب انتظامی چکهای تضمینی صادرشده — بستانکار
استفاده شود.
اما حسابهای مورد استفاده، کدینگ و نحوه ارائه این موارد باید با ساختار حسابداری و رویههای مالی همان شرکت هماهنگ باشد.
بنابراین بهتر است این نمونه را یک الگوی مفهومی در نظر گرفت، نه یک ثبت ثابت و اجباری برای همه شرکتها.
فرض کنیم شرکت از یک پیمانکار یا مشتری، یک فقره چک به مبلغ ۲ میلیارد تومان بابت تضمین انجام تعهد دریافت کرده است.
در این حالت نیز دریافت چک لزوماً به معنی وصول ۲ میلیارد تومان نیست.
شرکت باید چک را در سیستم کنترل چکهای دریافتی ثبت کند و اطلاعات آن را تا پایان تعهد طرف مقابل پیگیری نماید.
اطلاعاتی مانند:
باید مشخص باشد.
اگر تعهد طرف مقابل بهدرستی انجام شود، شرکت باید فرآیند استرداد چک را نیز مستند کند.
چک تضمینی ممکن است ماهها یا حتی مدت طولانی در اختیار شرکت یا طرف مقابل باشد. اگر اطلاعات مربوط به آن بهدرستی ثبت نشود، احتمال بروز اشتباه افزایش پیدا میکند.
برای مثال ممکن است:
به همین دلیل، کنترل چکهای تضمینی باید بخشی از فرآیند کنترل اسناد مالی شرکت باشد.
یک شرکت میتواند برای کنترل بهتر، یک جدول یا دفتر مشخص برای چکهای تضمینی ایجاد کند.
این جدول میتواند شامل ستونهای زیر باشد:
| عنوان | اطلاعات مورد نیاز |
|---|---|
| نوع چک | دریافتی / صادرشده |
| مبلغ | مبلغ چک |
| شماره چک | شناسه یا شماره چک |
| بانک | بانک مربوطه |
| تاریخ | تاریخ صدور یا سررسید |
| طرف حساب | شخص یا شرکت مقابل |
| قرارداد | شماره قرارداد |
| موضوع | نوع تعهد |
| تاریخ پایان تعهد | زمان آزاد شدن تضمین |
| وضعیت | نزد شرکت / نزد طرف مقابل / مسترد شده / وصول شده |
| توضیحات | سایر اطلاعات |
وجود چنین جدولی باعث میشود وضعیت چکها فقط در ذهن یک حسابدار یا مدیر باقی نماند.
یکی از مهمترین بخشهای مدیریت مالی شرکت، کنترل چکهایی است که شرکت برای تضمین تعهدات خود صادر کرده است.
برای هر چک بهتر است مشخص باشد:
چک بابت چه قراردادی صادر شده است؟
طرف قرارداد چه کسی است؟
مبلغ چک چقدر است؟
تاریخ سررسید چه زمانی است؟
شرایط استفاده از چک چیست؟
چه زمانی باید چک مسترد شود؟
اصل چک در اختیار چه شخص یا شرکتی است؟
اگر پاسخ این سؤالات در سیستم مالی شرکت مشخص نباشد، احتمال ایجاد اختلاف یا فراموشی تعهدات افزایش پیدا میکند.
کنترل چکهای تضمینی دریافتی نیز به همان اندازه اهمیت دارد.
فرض کنید یک شرکت از ۳۰ پیمانکار مختلف چک تضمینی دریافت کرده باشد. اگر این چکها فقط داخل یک پوشه قرار بگیرند و اطلاعات آنها در سیستم ثبت نشود، بعد از مدتی تشخیص وضعیت هر چک دشوار خواهد شد.
برای هر چک باید مشخص باشد:
این اطلاعات میتواند در قالب یک گزارش دورهای در اختیار مدیریت قرار بگیرد.
چک عادی توسط صاحب حساب جاری صادر میشود و پرداخت آن به وضعیت حساب و اعتبار صادرکننده وابسته است.
اما چک تضمینشده بانکی توسط بانک و به عهده همان بانک صادر میشود و پرداخت آن توسط بانک تضمین میشود. قانون صدور چک این دو نوع چک را بهعنوان انواع متفاوت معرفی کرده است.
بنابراین هنگام ثبت و کنترل اسناد، حسابدار باید دقیقاً مشخص کند که سند مورد نظر چه نوع چکی است.
استفاده از عنوان کلی «چک تضمینی» در سیستم مالی بدون مشخص کردن ماهیت آن میتواند باعث ابهام شود.
این دو عبارت بسیار شبیه به نظر میرسند اما نباید با یکدیگر اشتباه شوند.
در این حالت، یک شخص یا شرکت ممکن است چک خود را برای تضمین انجام یک معامله یا تعهد در اختیار طرف مقابل قرار دهد.
برای مثال:
شرکت «الف» متعهد میشود پروژهای را تا تاریخ مشخصی تحویل دهد و برای تضمین تعهد خود یک چک در اختیار کارفرما قرار میدهد.
در این حالت، چک توسط بانک صادر میشود و پرداخت آن توسط بانک تضمین میشود. قانون صدور چک نیز چک تضمینشده را به همین مفهوم تعریف کرده است.
بنابراین در مقالهها، قراردادها و سیستم حسابداری بهتر است تا حد امکان از اصطلاح دقیق استفاده شود تا مشخص باشد منظور کدام نوع چک است.
در مقررات فعلی، چک تضمینشده بانکی مشمول الزامات مشخصی است. از جمله اینکه صدور و تحویل آن از طریق سامانه صیاد انجام میشود و مشخصات هویتی و شماره حساب گیرنده روی چک درج میشود. همچنین برای هر برگه، شناسه یکتا در نظر گرفته میشود.
بر اساس ماده ۲۴ قانون صدور چک، پرداخت چک تضمینشده باید به گیرندهای انجام شود که مشخصات او روی چک درج شده است و ظهرنویسی برای انتقال آن اعتبار ندارد.
از دید حسابداری، این موضوع اهمیت زیادی دارد؛ زیرا مشخصات گیرنده، مبلغ، شناسه چک و وضعیت پرداخت باید در مستندات شرکت با دقت کنترل شود.
بله، اما نوع ثبت به ماهیت چک بستگی دارد.
این نکته را باید در نظر گرفت که «ثبت شدن» الزاماً به معنی ثبت بهعنوان درآمد، هزینه، بانک یا وجه نقد نیست.
اگر چک صرفاً یک تضمین باشد، ممکن است در قالب حسابهای انتظامی یا سیستم کنترل تعهدات ثبت شود تا اطلاعات آن از چرخه اصلی حسابهای مالی تفکیک شده اما قابل پیگیری باشد.
از طرف دیگر، اگر پشت چک یک معامله واقعی وجود داشته باشد، ثبت حسابداری معامله اصلی باید جداگانه انجام شود.
برای مثال، اگر شرکت کالایی خریداری کرده و بابت بدهی ناشی از خرید، چک صادر کرده است، حسابدار باید معامله خرید و بدهی ایجادشده را طبق ماهیت واقعی آن ثبت کند. صرفاً نگاه کردن به خود چک برای تعیین ثبت حسابداری کافی نیست.
حسابهای انتظامی برای کنترل برخی تعهدات و اسناد خارج از حسابهای اصلی مورد استفاده قرار میگیرند.
یکی از کاربردهای آنها میتواند کمک به کنترل اسنادی باشد که در صورتهای مالی اصلی شرکت بهعنوان دارایی، بدهی، درآمد یا هزینه شناسایی نمیشوند اما برای مدیریت شرکت اهمیت دارند.
برای مثال، شرکت ممکن است بخواهد فهرستی از چکهای تضمینی صادرشده داشته باشد تا مشخص باشد چه تعهداتی در خارج از جریان اصلی حسابهای مالی ایجاد شده است.
در این شرایط، استفاده از حسابهای انتظامی میتواند به کنترل بهتر کمک کند؛ البته ساختار کدینگ و نحوه ثبت باید با سیستم حسابداری شرکت و رویههای مورد استفاده هماهنگ باشد.
پایان سال مالی یکی از زمانهایی است که کنترل چکهای تضمینی اهمیت بیشتری پیدا میکند.
ممکن است شرکت در طول سال تعداد زیادی چک صادر یا دریافت کرده باشد و بخشی از آنها هنوز تعیین تکلیف نشده باشند.
در پایان دوره مالی بهتر است فهرست کاملی از چکهای تضمینی تهیه و موارد زیر بررسی شود:
این کنترل میتواند به شناسایی مغایرتها و تعهدات فراموششده کمک کند.
مغایرتگیری بانکی معمولاً با هدف مقایسه اطلاعات ثبتشده در حسابداری با گردش واقعی حساب بانکی انجام میشود.
در این فرآیند، چکهای صادرشده اما هنوز وصولنشده میتوانند باعث ایجاد تفاوت بین مانده دفاتر و مانده بانک شوند.
به همین دلیل، حسابدار باید وضعیت چکها را در زمان تهیه مغایرت بانکی بهدقت بررسی کند.
اگر یک چک در حسابداری ثبت شده باشد اما هنوز از حساب بانکی کسر نشده باشد، باید وضعیت آن در مغایرتگیری مشخص شود.
البته چک تضمینی صرفاً بابت تضمین یک تعهد، با چکی که بابت یک بدهی واقعی صادر شده است تفاوت دارد و نباید بدون بررسی ماهیت معامله، هر دو مورد را مشابه در نظر گرفت.
اگر چک صرفاً بابت تضمین انجام تعهد صادر شده باشد، ثبت مستقیم آن بهعنوان هزینه میتواند تصویر نادرستی از هزینههای شرکت ایجاد کند.
ابتدا باید مشخص شود معامله اصلی چه بوده و آیا واقعاً هزینهای تحقق پیدا کرده است یا خیر.
تحویل یا دریافت یک چک تضمینی الزاماً به معنی دریافت یا پرداخت وجه نقد نیست.
باید ماهیت واقعی رویداد مالی بررسی شود.
یکی از مشکلات رایج این است که اطلاعات چک ثبت میشود، اما مشخص نیست مربوط به کدام قرارداد است.
هر چک تضمینی بهتر است به قرارداد یا تعهد مرتبط با خود متصل شود.
بعد از پایان تعهد، ممکن است چک باید به صادرکننده بازگردانده شود.
اگر این موضوع در سیستم کنترل ثبت نشده باشد، احتمال باقی ماندن چک نزد طرف مقابل افزایش پیدا میکند.
اصل چک یک سند مهم است و باید محل نگهداری آن مشخص باشد.
بهتر است مسئول نگهداری اسناد، محل نگهداری و فرآیند تحویل و دریافت آن مشخص باشد.
ثبت اطلاعات چک به تنهایی کافی نیست.
مدیریت باید بتواند در صورت نیاز گزارشی از تمام چکهای تضمینی شرکت دریافت کند.
برای اینکه کنترل چکها سادهتر شود، میتوان از یک چکلیست مشخص استفاده کرد:
هنگام دریافت چک:
هنگام صدور چک:
هنگام پایان تعهد:
این چکلیست ساده میتواند از بسیاری از خطاهای ناشی از فراموشی جلوگیری کند.
مدیریت چکها زمانی دقیقتر انجام میشود که اطلاعات مالی شرکت بهصورت منظم ثبت و کنترل شود.
در یک سیستم حسابداری منظم، اطلاعات مربوط به دریافتها، پرداختها، تعهدات، مطالبات، بدهیها و اسناد مالی باید به شکلی ثبت شود که مدیر بتواند در هر زمان وضعیت شرکت را بررسی کند.
از طرف دیگر، کنترل چکهای تضمینی فقط یک کار بایگانی نیست؛ بلکه با قراردادها، تعهدات، حسابهای بانکی و وضعیت مالی شرکت ارتباط دارد.
به همین دلیل، استفاده از خدمات حسابداری منظم میتواند به شرکت کمک کند تا ثبت اسناد، کنترل حسابها و پیگیری تعهدات مالی با نظم بیشتری انجام شود.
البته نوع خدمات مورد نیاز هر شرکت به حجم معاملات، تعداد اسناد، ساختار مالی و نیازهای مدیریتی آن بستگی دارد.
برای ایجاد یک سیستم کنترل مناسب، بهتر است فرآیند را از زمان ایجاد چک تا تعیین تکلیف نهایی آن دنبال کنیم.
ابتدا مشخص کنید چک چه نوعی است:
تمام اطلاعات اصلی چک در سیستم مالی یا نرمافزار کنترل اسناد ثبت شود.
هر چک باید در صورت امکان به معامله، قرارداد یا تعهد مربوط به خود مرتبط شود.
گزارش چکها در فواصل منظم بررسی شود.
پس از وصول، استرداد، ابطال یا پایان تعهد، وضعیت چک در سیستم بهروزرسانی شود.
این فرآیند باعث میشود چکهای شرکت از زمان ورود یا صدور تا پایان عمر خود قابل ردیابی باشند.
بله، حتی اگر چک تضمینی در حسابهای اصلی شرکت بهعنوان دارایی یا بدهی شناسایی نشود، اطلاعات آن میتواند برای مدیریت اهمیت داشته باشد.
مدیر شرکت باید بداند چه تعهداتی دارد و چه اسنادی در اختیار طرفهای تجاری قرار گرفته است.
برای مثال، فرض کنید شرکت ۱۰ فقره چک تضمینی با مجموع مبلغ ۲۰ میلیارد تومان در اختیار طرفهای مختلف قرار داده است.
ممکن است تمام این مبلغ در همان لحظه بدهی قطعی شرکت نباشد، اما مدیریت باید از وجود چنین تعهداتی اطلاع داشته باشد.
بنابراین گزارش مدیریتی چکها میتواند در کنار گزارشهای مالی اصلی، تصویر کاملتری از تعهدات شرکت ارائه کند.
چکهای تضمینی از جمله اسنادی هستند که در بسیاری از معاملات و قراردادهای شرکتها مورد استفاده قرار میگیرند، اما نحوه برخورد با آنها به ماهیت دقیق چک بستگی دارد.
مهمترین نکته این است که بین چک بابت تضمین یک تعهد و چک تضمینشده بانکی تفاوت قائل شویم.
چکی که صرفاً برای تضمین انجام یک تعهد صادر شده، لزوماً به معنی پرداخت هزینه یا ایجاد یک بدهی جدید در همان لحظه نیست. بنابراین حسابدار باید ابتدا ماهیت معامله و تعهد را بررسی کند و سپس نحوه ثبت و کنترل آن را مشخص نماید.
از طرف دیگر، چک تضمینشده بانکی دارای مقررات مشخصی است و طبق قانون صدور چک، توسط بانک صادر و پرداخت آن توسط بانک تضمین میشود. همچنین مقررات مربوط به صدور، گیرنده و نحوه پرداخت آن در قانون پیشبینی شده است.
در نهایت، یک سیستم مناسب کنترل چک باید بتواند برای هر چک مشخص کند چه مبلغی دارد، مربوط به کدام قرارداد است، در اختیار چه کسی قرار گرفته، چه زمانی باید تعیین تکلیف شود و در حال حاضر چه وضعیتی دارد.
هرچه این اطلاعات دقیقتر و منظمتر ثبت شوند، احتمال اشتباه، فراموشی تعهدات و اختلاف در اسناد مالی نیز کمتر خواهد شد.
اگر چک صرفاً بابت تضمین انجام یک تعهد صادر شده باشد، تحویل آن بهتنهایی به معنی تحقق هزینه نیست. ابتدا باید ماهیت معامله اصلی بررسی شود و سپس ثبت حسابداری متناسب با آن انجام گیرد.
چک بابت تضمین ممکن است توسط شرکت یا شخص برای تضمین انجام یک تعهد صادر شود، اما چک تضمینشده بانکی توسط بانک صادر میشود و پرداخت آن توسط بانک تضمین شده است. این دو مفهوم از نظر ماهیت و مقررات یکسان نیستند.
در مواردی که چک صرفاً برای کنترل یک تعهد استفاده میشود، حسابهای انتظامی میتوانند برای ثبت و پیگیری چنین تعهداتی مورد استفاده قرار گیرند؛ اما نحوه استفاده از آنها باید با سیستم حسابداری و کدینگ شرکت هماهنگ باشد.
مبلغ، شماره چک، بانک، تاریخ، مشخصات طرف مقابل، قرارداد مرتبط، موضوع تضمین، محل نگهداری و وضعیت چک از مهمترین اطلاعاتی هستند که بهتر است ثبت و بهصورت دورهای کنترل شوند.
بله، پس از پایان تعهد باید مشخص شود که چک مسترد شده، وصول شده، تمدید شده یا به هر دلیل دیگری همچنان نزد طرف مقابل باقی مانده است. وضعیت نهایی باید در سیستم کنترل اسناد و سوابق شرکت بهروزرسانی شود.
09127806746
