چک یکی از ابزارهای رایج در معاملات شرکتهاست و بسیاری از کسبوکارها بخشی از مطالبات خود از مشتریان را از طریق چک دریافت میکنند. اما زمانی که چک مشتری در سررسید وصول نمیشود و بانک آن را برگشت میزند، موضوع فقط به پیگیری حقوقی محدود نمیشود؛ بلکه این اتفاق باید بهدرستی در حسابداری نیز ثبت و کنترل شود.
چک برگشتی مشتری میتواند روی مانده حساب مشتری، حساب اسناد دریافتنی، وضعیت مطالبات و حتی گزارشهای مالی شرکت تأثیر بگذارد. اگر ثبت حسابداری چک برگشتی به شکل نادرست انجام شود، ممکن است حساب مشتری تسویهشده نشان داده شود، در حالی که شرکت هنوز وجهی از او دریافت نکرده است.
در این مقاله بررسی میکنیم که چکهای برگشتی مشتریان چگونه در حسابداری ثبت میشوند؟ همچنین نحوه ثبت چک برگشتی در حالتهای مختلف، حسابهای درگیر، مثالهای کاربردی و نکات مهم کنترل آن را توضیح میدهیم.
چک برگشتی به چکی گفته میشود که دارنده برای وصول آن به بانک مراجعه کرده، اما بانک به دلایلی مانند کافی نبودن موجودی یا وجود مشکل در پرداخت، وجه چک را پرداخت نکرده است.
از دید حسابداری، مهمترین نکته این است که با برگشت خوردن چک، شرکت عملاً وجه مورد انتظار خود را دریافت نکرده است. بنابراین اگر قبلاً مبلغ چک به عنوان تسویه بخشی از مطالبات مشتری ثبت شده باشد، لازم است اثر این تسویه اصلاح شود.
به زبان ساده، وقتی چک مشتری برگشت میخورد، مطالبه شرکت از مشتری دوباره اهمیت پیدا میکند و حسابدار باید اطمینان حاصل کند که مبلغ مربوط به چک برگشتی در حسابهای شرکت به شکل صحیح منعکس شده است.
ممکن است در نگاه اول برگشت خوردن یک چک فقط یک موضوع بانکی به نظر برسد، اما این اتفاق میتواند چند بخش از سیستم مالی شرکت را تحت تأثیر قرار دهد.
اگر چک قبلاً به عنوان تسویه حساب مشتری ثبت شده باشد، بعد از برگشت باید حساب مشتری اصلاح شود. در غیر این صورت، مانده واقعی مطالبات شرکت کمتر از مقدار واقعی نمایش داده میشود.
چک برگشتی در واقع نشانهای از وصول نشدن یک طلب است. بنابراین باید در گزارش مطالبات شرکت قابل مشاهده باشد تا مدیر مالی یا مدیر شرکت بتواند وضعیت مشتری را بررسی کند.
اگر چک برگشتی همچنان در حسابها به عنوان چک وصولشده باقی بماند، اطلاعات مالی شرکت با واقعیت اقتصادی آن مطابقت نخواهد داشت.
ثبت صحیح چک برگشتی به شرکت کمک میکند مشخص باشد کدام مشتری، چه مبلغی و بابت چه معاملهای بدهکار است و وضعیت پیگیری آن به چه مرحلهای رسیده است.
به همین دلیل، ثبت و کنترل چکهای برگشتی یکی از بخشهایی است که در فرایند خدمات حسابداری حرفهای باید با دقت انجام شود.
ثبت حسابداری چک برگشتی به این موضوع بستگی دارد که چک در چه مرحلهای از فرایند وصول قرار داشته و شرکت قبلاً آن را چگونه ثبت کرده است.
برای درک بهتر موضوع، ابتدا یک مثال ساده را بررسی کنیم.
فرض کنید شرکت «الف» مبلغ ۱۰۰ میلیون تومان از مشتری خود طلب دارد و مشتری این مبلغ را با یک فقره چک پرداخت میکند.
اگر هنگام دریافت چک، مبلغ آن به عنوان سند دریافتنی ثبت شده باشد، ثبت حسابداری میتواند به شکل زیر باشد:
بدهکار: اسناد دریافتنی ـ چک مشتری: ۱۰۰ میلیون تومان
بستانکار: حسابهای دریافتنی ـ مشتری: ۱۰۰ میلیون تومان
در این مرحله، طلب شرکت از مشتری به چک دریافتشده منتقل شده است.
حالا اگر شرکت چک را به بانک ارائه کند اما چک برگشت بخورد، دیگر نمیتوان آن مبلغ را وصولشده تلقی کرد.
در این شرایط، بسته به ساختار حسابهای شرکت، ثبت اصلاحی برای برگشت چک انجام میشود.
یک حالت متداول این است:
بدهکار: حسابهای دریافتنی ـ مشتری: ۱۰۰ میلیون تومان
بستانکار: اسناد دریافتنی ـ چک برگشتی: ۱۰۰ میلیون تومان
در این ثبت، طلب مشتری دوباره در حسابهای دریافتنی شرکت قرار میگیرد و مشخص میشود که مبلغ هنوز از مشتری وصول نشده است.
برای اینکه موضوع واضحتر شود، فرض کنیم شرکت «نوین» مبلغ ۲۵۰ میلیون تومان از مشتری خود طلب دارد.
مشتری یک فقره چک به مبلغ ۲۵۰ میلیون تومان به شرکت تحویل میدهد.
در زمان دریافت چک:
بدهکار: اسناد دریافتنی ـ چک مشتری ۲۵۰ میلیون تومان
بستانکار: حسابهای دریافتنی ـ مشتری ۲۵۰ میلیون تومان
با این ثبت، طلب شرکت از مشتری به یک سند دریافتنی تبدیل میشود.
شرکت چک را برای وصول به بانک تحویل میدهد.
در سیستمهای حسابداری مختلف ممکن است حسابهای واسط متفاوتی برای این مرحله استفاده شود. برای مثال، میتوان چکهای در جریان وصول را از چکهای موجود نزد شرکت تفکیک کرد.
فرض کنیم بانک اعلام میکند چک قابل وصول نبوده است.
در این حالت، مبلغ چک باید دوباره به عنوان طلب از مشتری قابل پیگیری باشد.
ثبت نمونه:
بدهکار: حسابهای دریافتنی ـ مشتری ۲۵۰ میلیون تومان
بستانکار: اسناد دریافتنی ـ چک برگشتی ۲۵۰ میلیون تومان
در نتیجه، حسابدار میتواند در گزارش حساب مشتری مشاهده کند که مبلغ ۲۵۰ میلیون تومان همچنان از مشتری دریافت نشده است.
یکی از اشتباهات رایج این است که چک به بانک تحویل داده میشود و حسابدار تصور میکند چون چک در فرایند وصول قرار گرفته، باید مبلغ آن را قطعیشده در بانک ثبت کند.
در حالی که ارائه چک به بانک با وصول قطعی وجه یکسان نیست.
اگر چک هنوز وصول نشده باشد، بهتر است سیستم حسابداری به شکلی طراحی شود که وضعیت آن مشخص باشد؛ برای مثال میتوان از حسابهایی مانند «چکهای در جریان وصول» استفاده کرد.
در چنین شرایطی، اگر چک برگشت بخورد، ثبت حسابداری باید متناسب با ثبت قبلی اصلاح شود.
فرض کنیم چک ۱۵۰ میلیون تومانی در حساب چکهای در جریان وصول قرار گرفته است:
بدهکار: چکهای برگشتی / مطالبات مشتری ۱۵۰ میلیون تومان
بستانکار: چکهای در جریان وصول ۱۵۰ میلیون تومان
جزئیات نام حسابها ممکن است با توجه به ساختار کدینگ حسابداری شرکت متفاوت باشد، اما اصل مهم این است که وصول نشدن وجه باید در حسابها منعکس شود.
گاهی بانک علاوه بر برگشت زدن چک، مبلغی را نیز بابت خدمات بانکی یا هزینههای مرتبط دریافت میکند.
در این حالت، اگر مبلغی از حساب بانکی شرکت بابت هزینه بانکی کسر شده باشد، باید ثبت مربوط به هزینه نیز در دفاتر انجام شود.
برای مثال اگر بابت یک چک برگشتی مبلغ ۵۰۰ هزار تومان هزینه بانکی از حساب شرکت کسر شده باشد، ثبت نمونه میتواند به این شکل باشد:
بدهکار: هزینههای بانکی ۵۰۰ هزار تومان
بستانکار: بانک ۵۰۰ هزار تومان
البته نحوه برخورد با این هزینه در حسابداری و اینکه آیا باید در نهایت از مشتری مطالبه شود یا خیر، به قرارداد، شرایط معامله و رویه شرکت بستگی دارد.
بنابراین حسابدار نباید صرفاً به ثبت برگشت چک اکتفا کند و بهتر است گردش بانکی و هزینههای جانبی را نیز بررسی کند.
تفاوت این دو مورد بسیار مهم است.
وقتی چک مشتری وصول میشود، شرکت واقعاً وجه را دریافت کرده و دیگر بابت آن مبلغ طلبی از مشتری ندارد.
اما در چک برگشتی، وجه دریافت نشده است.
برای مثال اگر مشتری بابت بدهی ۲۰۰ میلیون تومانی خود یک چک تحویل داده باشد، تا زمانی که چک وصول نشده، حسابدار باید وضعیت آن را در سیستم مشخص نگه دارد.
اگر چک وصول شود:
چک → وصول شده → وجه وارد حساب شرکت شده است.
اما اگر برگشت بخورد:
چک → وصول نشده → مبلغ همچنان قابل مطالبه از مشتری است.
این تفاوت ساده، یکی از مهمترین نکات در کنترل حسابهای دریافتنی است.
در بسیاری از رویههای حسابداری، زمانی که چک مشتری برگشت میخورد، مبلغ آن مجدداً در حسابهای دریافتنی مشتری قابل شناسایی میشود؛ زیرا شرکت هنوز وجه معامله را دریافت نکرده است.
البته نحوه ثبت دقیق به ثبت اولیه چک و ساختار حسابداری شرکت بستگی دارد.
به همین دلیل نمیتوان برای همه شرکتها یک سند حسابداری کاملاً یکسان در نظر گرفت.
برای مثال ممکن است یک شرکت از حسابهای زیر استفاده کند:
در این شرایط، حسابدار باید گردش واقعی چک را از زمان دریافت تا زمان وصول یا برگشت آن دنبال کند.
در نرمافزارهای حسابداری معمولاً امکان ثبت وضعیتهای مختلف چک وجود دارد؛ اما نحوه ثبت دقیق به نرمافزار، کدینگ حسابها و رویه مالی شرکت بستگی دارد.
یک فرایند معمول میتواند شامل این مراحل باشد:
این فرایند باعث میشود وضعیت هر چک در هر لحظه قابل بررسی باشد.
ثبت مبلغ چک به تنهایی برای کنترل مناسب آن کافی نیست.
بهتر است اطلاعات زیر نیز در سیستم مالی یا پرونده اسناد شرکت نگهداری شود:
وجود این اطلاعات باعث میشود واحد مالی بتواند در هر زمان وضعیت چک را بررسی کند.
حسابهای دریافتنی یکی از مهمترین بخشهای دارایی جاری شرکت هستند و نشان میدهند چه مبالغی باید از مشتریان دریافت شود.
وقتی مشتری چک میدهد، ممکن است بخشی از طلب او از حسابهای دریافتنی به حساب اسناد دریافتنی منتقل شود.
اما اگر چک برگشت بخورد، شرکت دیگر نمیتواند آن مبلغ را به عنوان وجه وصولشده در نظر بگیرد.
در نتیجه باید مشخص شود که مبلغ همچنان از مشتری طلب است.
این موضوع مخصوصاً برای شرکتهایی که تعداد زیادی مشتری و چک دارند اهمیت زیادی دارد؛ زیرا کوچکترین اشتباه در ثبت چکها میتواند باعث اختلاف میان گزارش حسابداری و وضعیت واقعی مطالبات شود.
ثبت چک برگشتی اگر بدون کنترل دقیق انجام شود، میتواند باعث اشتباهات مختلفی در سیستم مالی شود.
گاهی حسابدار چک برگشتی را از سیستم حذف میکند اما حساب مشتری را اصلاح نمیکند.
در نتیجه ممکن است مبلغ واقعی طلب شرکت در گزارش مشتری نمایش داده نشود.
برگشت خوردن چک به خودی خود به معنی ایجاد هزینه برای شرکت نیست.
ماهیت اصلی آن، وصول نشدن یک طلب است و نباید بدون بررسی ماهیت معامله، مبلغ چک را مستقیماً به عنوان هزینه ثبت کرد.
این اشتباه میتواند باعث شود موجودی بانک یا وضعیت مطالبات شرکت بیشتر یا کمتر از واقعیت نشان داده شود.
۴. بیتوجهی به هزینههای بانکی
اگر بانک بابت برگشت چک هزینهای از حساب شرکت کسر کرده باشد، این گردش بانکی نیز باید بررسی و ثبت شود.
در شرکتهایی که تعداد چکهای زیادی دارند، تفکیک چکهای برگشتی میتواند کنترل و پیگیری را سادهتر کند.
اطلاعات مربوط به علت برگشت چک میتواند برای تصمیمگیری درباره ادامه همکاری با مشتری یا پیگیری وصول مطالبات اهمیت داشته باشد.
خیر، در حالت کلی نباید صرفاً به دلیل برگشت خوردن چک، طلب شرکت از مشتری حذف شود.
اتفاقاً برگشت چک نشان میدهد که مبلغ موردنظر هنوز وصول نشده است.
بنابراین حسابدار باید بررسی کند که چک در چه مرحلهای بوده و ثبت قبلی آن چه بوده است. سپس ثبت اصلاحی متناسب با همان گردش انجام شود.
اگر مشتری بعداً مبلغ چک را پرداخت کند، باید تسویه جدید نیز در حسابها ثبت شود.
برای مثال، اگر مشتری بعداً مبلغ ۱۰۰ میلیون تومان را به صورت نقدی یا از طریق انتقال بانکی پرداخت کند، حسابداری باید آن تسویه را در حساب مشتری ثبت کند تا مانده بدهی او کاهش پیدا کند.
چک برگشتی میتواند باعث شود وضعیت مطالبات شرکت تغییر کند.
فرض کنیم شرکت در ابتدای ماه ۵۰۰ میلیون تومان از مشتریان خود طلب داشته است و یک مشتری ۱۰۰ میلیون تومان از بدهی خود را با چک پرداخت کرده است.
اگر این چک وصول شود، مبلغ طلب شرکت از مشتری کاهش پیدا میکند.
اما اگر چک برگشت بخورد، این کاهش در عمل اتفاق نیفتاده است و باید وضعیت حساب مشتری اصلاح شود.
بنابراین در پایان دوره مالی، حسابدار باید اطمینان حاصل کند که:
شرکتهایی که تعداد زیادی چک دریافت میکنند، بهتر است برای کنترل آنها یک سیستم مشخص داشته باشند.
یکی از روشهای کاربردی، تهیه جدول یا گزارش کنترل چک است.
این گزارش میتواند شامل ستونهای زیر باشد:
| اطلاعات | توضیح |
|---|---|
| نام مشتری | صادرکننده چک |
| مبلغ | مبلغ چک |
| شماره چک | شماره سند |
| تاریخ سررسید | زمان مراجعه برای وصول |
| بانک | بانک صادرکننده |
| وضعیت | نزد شرکت، در جریان وصول، وصولشده یا برگشتی |
| علت برگشت | دلیل درجشده در گواهی |
| تاریخ برگشت | تاریخ عدم پرداخت |
| وضعیت پیگیری | در حال پیگیری، تسویهشده و… |
با چنین گزارشی، واحد مالی میتواند خیلی سریع متوجه شود چه میزان از مطالبات شرکت در قالب چکهای برگشتی قرار دارد.
کار حسابدار در مورد چک برگشتی فقط ثبت یک سند حسابداری نیست.
یک حسابدار باید بتواند ارتباط میان چک، مشتری، بانک، حسابهای دریافتنی و اسناد مالی را بررسی کند.
برای مثال اگر یک چک ۳۰۰ میلیون تومانی برگشت خورده باشد، حسابدار باید بتواند پاسخ دهد:
این اطلاعات به مدیر شرکت کمک میکند وضعیت واقعی مطالبات و نقدینگی را بهتر بررسی کند.
برگشت چک به این معنی نیست که طلب شرکت برای همیشه از بین رفته است.
مشتری ممکن است بعداً:
در هر یک از این حالتها، باید تسویه جدید در حسابداری ثبت شود.
برای مثال اگر مشتری بدهی ۲۰۰ میلیون تومانی خود را بعداً از طریق واریز بانکی پرداخت کند، ثبت ساده آن میتواند چنین باشد:
بدهکار: بانک ۲۰۰ میلیون تومان
بستانکار: حسابهای دریافتنی ـ مشتری ۲۰۰ میلیون تومان
در نتیجه، مانده بدهی مشتری کاهش پیدا میکند.
خیر. ثبت دقیق چک برگشتی به گردش مالی آن بستگی دارد.
برای مثال ممکن است چک:
بنابراین قبل از ثبت سند، حسابدار باید سابقه چک را بررسی کند.
این نکته بسیار مهم است؛ چون یک سند حسابداری بدون بررسی ثبتهای قبلی ممکن است باعث دوبارهکاری یا ایجاد مغایرت شود.
برای کاهش خطا، بهتر است شرکت یک رویه مشخص برای چکها داشته باشد.
هنگام دریافت چک، مشخصات آن به صورت کامل ثبت شود.
تاریخ تحویل چک به بانک و وضعیت آن در سیستم ثبت شود.
پس از سررسید، وضعیت چک بررسی شود.
اگر چک وصول نشد، ثبت اصلاحی آن بر اساس گردش قبلی انجام شود.
پس از برگشت، وضعیت طلب مشتری در گزارش مطالبات مشخص باشد.
هر زمان مشتری بدهی را پرداخت کرد، تسویه جدید در حسابداری ثبت شود.
این فرایند ساده میتواند از بسیاری از مغایرتهای حسابداری جلوگیری کند.
چکهای برگشتی مشتریان از جمله مواردی هستند که هم از نظر حسابداری و هم از نظر مدیریت مطالبات اهمیت زیادی دارند. زمانی که چک مشتری برگشت میخورد، شرکت در واقع وجه مورد انتظار خود را دریافت نکرده است؛ بنابراین باید وضعیت حساب مشتری و حسابهای مرتبط با چک اصلاح و بهدرستی ثبت شود.
ثبت چک برگشتی همیشه یک سند ثابت و یکسان ندارد و باید بر اساس نحوه ثبت اولیه چک، وضعیت آن در زمان برگشت، استفاده از حسابهای واسط و ساختار کدینگ شرکت انجام شود.
نکته مهم این است که حسابدار نباید صرفاً چک را از سیستم حذف کند یا آن را به عنوان هزینه ثبت کند. ابتدا باید گردش چک از زمان دریافت تا ارائه به بانک و برگشت آن بررسی شود و سپس ثبت اصلاحی مناسب انجام گیرد.
در کنار ثبت حسابداری، کنترل شماره چک، مبلغ، تاریخ سررسید، علت برگشت، اطلاعات مشتری و وضعیت پیگیری نیز اهمیت زیادی دارد. این کار باعث میشود شرکت تصویر دقیقتری از مطالبات خود داشته باشد و بتواند برای وصول آنها تصمیم مناسبتری بگیرد.
در نهایت، یک سیستم منظم برای ثبت و کنترل چکها میتواند از ایجاد مغایرت میان حساب مشتریان، دفاتر حسابداری و گردش حساب بانکی جلوگیری کند و اطلاعات دقیقتری در اختیار مدیران قرار دهد.
اگر مدیریت صحیح اسناد دریافتنی، مطالبات مشتریان، ثبتهای مالی و کنترل گردش حسابها برای کسبوکار شما اهمیت دارد، استفاده از خدمات حسابداری حرفهای میتواند به منظم شدن فرایندهای مالی و کاهش خطاهای حسابداری کمک کند.
09127806746
