یکی از تصمیمهای مهمی که بسیاری از صاحبان کسبوکار، مدیران شرکتها و حتی کسبوکارهای کوچک با آن مواجه میشوند،انتخاب بین استخدام حسابدار و استفاده از خدمات حسابداری برونسپاریشده است. هر دو روش میتوانند امور مالی یک مجموعه را مدیریت کنند،اما تفاوت قابلتوجهی در هزینه،میزان انعطافپذیری،دسترسی به تخصص،مسئولیتها و کیفیت خدمات دارند.
در نگاه اول ممکن است استخدام یک حسابدار بهعنوان گزینهای مطمئنتر به نظر برسد؛ زیرا حسابدار بهصورت روزانه در شرکت حضور دارد و مستقیماً با مدیران و کارکنان در ارتباط است. از طرف دیگر، برونسپاری حسابداری میتواند به کسبوکار کمک کند بدون پرداخت هزینههای مربوط به استخدام تماموقت، از تخصص یک تیم حرفهای استفاده کند.
اما سؤال اصلی این است: برای کسبوکار شما کدام گزینه بهتر است؟
آیا استخدام یک حسابدار تماموقت از نظر اقتصادی منطقیتر است یا دریافت خدمات حسابداری از یک مجموعه متخصص میتواند هزینهها را کاهش داده و کیفیت امور مالی را افزایش دهد؟
در این مقاله، هر دو روش را از نظر هزینه،مزایا،معایب،کیفیت خدمات،انعطافپذیری و شرایط مناسب استفاده بررسی میکنیم تا بتوانید با دید بازتری تصمیم بگیرید.
در روش سنتی،شرکت یک حسابدار را بهعنوان نیروی داخلی استخدام میکند تا مسئولیت انجام امور مالی و حسابداری مجموعه را بر عهده داشته باشد.
بسته به اندازه شرکت و حجم فعالیت، وظایف حسابدار میتواند شامل موارد مختلفی باشد؛ از جمله:
در شرکتهای بزرگتر نیز ممکن است به جای یک حسابدار، یک واحد حسابداری شامل چند حسابدار، سرپرست حسابداری و مدیر مالی تشکیل شود.
بنابراین استخدام حسابدار بیشتر برای مجموعههایی مناسب است که حجم عملیات مالی بالایی دارند و به حضور مستمر نیروی مالی در داخل سازمان نیازمند هستند.
در برونسپاری حسابداری، شرکت به جای استخدام نیروی حسابداری بهصورت تماموقت، انجام امور مالی خود را به یک فرد متخصص،شرکت حسابداری یا مجموعه ارائهدهنده خدمات مالی واگذار میکند.
در این حالت، کسبوکار میتواند بر اساس نیاز خود، بخشی یا تمام امور حسابداری را برونسپاری کند.
برای مثال ممکن است یک شرکت صرفاً برای ثبت اسناد و تهیه گزارشهای مالی از خدمات حسابداری استفاده کند یا انجام امور حسابداری،حقوق و دستمزد،بیمه،تهیه گزارشها و سایر فرآیندهای مالی را بهصورت کامل به یک مجموعه متخصص بسپارد.
مزیت مهم این روش این است که کسبوکار لزوماً مجبور نیست برای تمام وظایف مالی خود یک نیروی تماموقت استخدام کند.
یکی از مهمترین معیارها برای انتخاب بین این دو روش، هزینه است.
هزینه استخدام حسابدار فقط به حقوق ماهانه محدود نمیشود. زمانی که یک نیروی تماموقت استخدام میکنید، هزینههایی مانند بیمه، مزایا، عیدی، سنوات، تجهیزات کاری، آموزش و سایر هزینههای مرتبط با نیروی انسانی نیز باید در نظر گرفته شود.
در مقابل، در برونسپاری حسابداری معمولاً هزینه بر اساس حجم کار، نوع خدمات و میزان پیچیدگی امور تعیین میشود.
در مقابل، هنگام استفاده از خدمات حسابداری برونسپاری، شرکت میتواند بر اساس نیاز واقعی خود خدمات دریافت کند و لزوماً هزینه یک نیروی تماموقت را پرداخت نکند.
البته نمیتوان گفت برونسپاری در همه شرایط ارزانتر است. اگر یک شرکت عملیات مالی بسیار گستردهای داشته باشد و به حضور دائمی چند نیروی حسابداری نیاز داشته باشد، ممکن است ایجاد واحد حسابداری داخلی منطقیتر باشد.
بنابراین مقایسه هزینه باید بر اساس حجم فعالیت و نیاز واقعی کسبوکار انجام شود، نه فقط مبلغ قرارداد یا حقوق ماهانه.
استخدام حسابدار همچنان برای بسیاری از شرکتها گزینه مناسبی است و نمیتوان آن را بهطور کلی کنار گذاشت.
حسابدار داخلی هر روز در محیط شرکت حضور دارد و میتواند بهسرعت به درخواستهای مدیران و کارکنان پاسخ دهد.
وقتی یک حسابدار مدت زیادی در شرکت فعالیت میکند، با ساختار درآمد، هزینهها، مشتریان، تأمینکنندگان و فرآیندهای داخلی شرکت آشنا میشود.
در شرایطی که مدیر شرکت به یک گزارش یا اطلاعات مالی فوری نیاز داشته باشد، حسابدار داخلی میتواند سریعاً اطلاعات موردنظر را تهیه کند.
برخی مدیران ترجیح میدهند امور مالی شرکت تحت کنترل مستقیم یک نیروی داخلی باشد. در این شرایط استخدام حسابدار میتواند احساس کنترل بیشتری ایجاد کند.
با وجود مزایای گفتهشده، استخدام حسابدار معایبی نیز دارد که قبل از تصمیمگیری باید در نظر گرفته شوند.
همانطور که اشاره شد، هزینه یک حسابدار بیشتر از حقوق دریافتی اوست و هزینههای جانبی نیز باید محاسبه شود.
اگر تمام امور مالی شرکت در اختیار یک حسابدار باشد، غیبت، استعفا یا خروج او میتواند باعث اختلال در فرآیندهای مالی شود.
یک حسابدار ممکن است در حسابداری روزمره مهارت بالایی داشته باشد، اما در موضوعاتی مانند مالیات، بیمه، حسابرسی یا مسائل تخصصی مالی تجربه کافی نداشته باشد.
در این شرایط، شرکت ممکن است مجبور شود برای بخشهای تخصصیتر از مشاوران جداگانه استفاده کند.
قوانین و مقررات مالی و مالیاتی دائماً در حال تغییر هستند. بنابراین شرکت باید مطمئن شود حسابدار داخلی دانش خود را بهروز نگه میدارد.
برونسپاری حسابداری در سالهای اخیر به یکی از گزینههای محبوب برای کسبوکارهای کوچک و متوسط تبدیل شده است.
یکی از مهمترین مزایای برونسپاری این است که کسبوکار میتواند بدون استخدام نیروی تماموقت، امور حسابداری خود را مدیریت کند.
در نتیجه بسیاری از هزینههای مرتبط با استخدام و نگهداری نیروی انسانی کاهش پیدا میکند.
در یک مجموعه حرفهای ارائهدهنده خدمات حسابداری، معمولاً چندین متخصص با تجربههای مختلف فعالیت میکنند.
این موضوع میتواند مزیت مهمی باشد؛ زیرا امور مالی یک کسبوکار فقط به ثبت اسناد محدود نمیشود و گاهی به تخصصهای مختلف نیاز دارد.
در برونسپاری، امور مالی شرکت صرفاً به یک حسابدار وابسته نیست و معمولاً یک تیم مسئولیت ارائه خدمات را بر عهده دارد.
این موضوع میتواند ریسک اختلال در فرآیندهای مالی را کاهش دهد.
کسبوکار میتواند متناسب با حجم فعالیت خود، نوع و میزان خدمات موردنیاز را مشخص کند.
برای مثال یک کسبوکار کوچک ممکن است به خدمات محدود نیاز داشته باشد، در حالی که یک شرکت در حال رشد به خدمات جامعتری نیاز پیدا کند.
یک مجموعه حرفهای ممکن است با شرکتهای مختلف در صنایع گوناگون همکاری کرده باشد. همین تجربه میتواند به شناسایی بهتر مشکلات مالی و ارائه راهکارهای مناسب کمک کند.
برونسپاری نیز مانند هر روش دیگری محدودیتهایی دارد.
اگر کسبوکار به حضور دائمی حسابدار در محل شرکت نیاز داشته باشد، برونسپاری ممکن است برای آن گزینه ایدهآلی نباشد.
اطلاعات مالی شرکت بسیار حساس هستند. بنابراین انتخاب یک مجموعه غیرمتخصص یا فاقد فرآیندهای مناسب میتواند ریسکهایی برای کسبوکار ایجاد کند.
باید دقیقاً مشخص شود چه خدماتی در قرارداد وجود دارد، مسئولیت هر طرف چیست، زمان تحویل گزارشها چگونه است و نحوه ارتباط با مجموعه حسابداری به چه صورت خواهد بود.
برای تصمیمگیری بهتر، میتوان این دو روش را از چند جنبه مهم مقایسه کرد:
| معیار | حسابدار داخلی | خدمات حسابداری برونسپاری |
|---|---|---|
| هزینه نیروی انسانی | معمولاً بیشتر | قابل تنظیم بر اساس خدمات |
| حضور در شرکت | دائمی | معمولاً غیرحضوری یا ترکیبی |
| دسترسی به متخصصان مختلف | محدودتر | معمولاً بیشتر |
| وابستگی به یک فرد | بالا | کمتر |
| انعطافپذیری | متوسط | بالا |
| هزینههای جانبی استخدام | دارد | معمولاً ندارد |
| امکان دریافت خدمات تخصصی | وابسته به مهارت فرد | معمولاً گستردهتر |
| مناسب برای کسبوکار کوچک | در برخی موارد | معمولاً گزینه مناسبی است |
| مناسب برای شرکت بزرگ | بسته به حجم کار | میتواند مکمل واحد مالی باشد |
کسبوکارهای کوچک معمولاً حجم معاملات و عملیات مالی محدودی دارند. در چنین شرایطی استخدام یک حسابدار تماموقت ممکن است از نظر اقتصادی توجیه نداشته باشد.
فرض کنید یک کسبوکار فقط تعداد محدودی فاکتور، هزینه، تراکنش بانکی و عملیات مالی در طول ماه دارد. آیا منطقی است برای چنین حجمی یک نیروی تماموقت استخدام شود؟
در بسیاری از موارد، استفاده از خدمات حسابداری میتواند گزینه اقتصادیتری باشد؛ زیرا کسبوکار تنها برای خدمات موردنیاز خود هزینه میکند.
از طرف دیگر، اگر کسبوکار به سرعت در حال رشد باشد و حجم عملیات مالی آن افزایش پیدا کند، ممکن است در آینده استخدام نیروی داخلی یا ایجاد یک واحد مالی ضرورت پیدا کند.
شرکتهای متوسط معمولاً در نقطهای قرار دارند که تصمیمگیری کمی پیچیدهتر میشود.
این شرکتها ممکن است حجم قابلتوجهی از عملیات مالی داشته باشند، اما الزاماً به یک تیم حسابداری بزرگ نیاز ندارند.
در چنین شرایطی یک مدل ترکیبی میتواند مناسب باشد.
برای مثال شرکت میتواند یک حسابدار داخلی داشته باشد و امور تخصصی مانند بررسیهای مالیاتی، تهیه برخی گزارشها یا کنترل فرآیندهای حسابداری را به یک مجموعه متخصص برونسپاری کند.
این روش میتواند مزایای هر دو مدل را تا حد زیادی در اختیار شرکت قرار دهد.
استخدام حسابدار داخلی میتواند گزینه مناسبی باشد اگر:
در این شرایط، داشتن نیروی داخلی میتواند کنترل بیشتری روی فرآیندهای روزمره ایجاد کند.
برونسپاری معمولاً برای کسبوکارهایی جذابتر است که:
در این شرایط، استفاده از خدمات حسابداری برونسپاری میتواند راهکاری انعطافپذیر و مقرونبهصرفه باشد.
اگر تصمیم گرفتید امور حسابداری خود را برونسپاری کنید، صرفاً قیمت پایین را معیار انتخاب قرار ندهید.
بررسی کنید مجموعه موردنظر چه سابقهای دارد و با چه نوع کسبوکارهایی همکاری کرده است.
مطمئن شوید تیم ارائهدهنده خدمات، دانش و تجربه کافی در حوزه حسابداری و امور مرتبط با کسبوکار شما را دارد.
نوع خدمات، تعهدات طرفین، زمانبندی، هزینه و نحوه ارائه گزارشها باید بهصورت شفاف مشخص شود.
اطلاعات مالی از حساسترین اطلاعات یک شرکت هستند. بنابراین نحوه نگهداری، انتقال و دسترسی به اطلاعات باید جدی گرفته شود.
مجموعه حرفهای باید بتواند گزارشهایی دقیق و قابل استفاده در اختیار مدیریت قرار دهد؛ نه اینکه صرفاً ثبتهای حسابداری را انجام دهد.
یکی از نگرانیهای رایج مدیران این است که با برونسپاری، کنترل خود را بر امور مالی از دست بدهند.
اما برونسپاری اصولی دقیقاً برعکس است.
اگر فرآیندهابهدرستی تعریف شوند،مدیرمیتواند گزارشهای منظم مالی دریافت کند و بدون درگیر شدن با جزئیات روزمره، تصویر دقیقتری از وضعیت مالی شرکت داشته باشد.
در واقع هدف از برونسپاری این نیست که مدیر از امور مالی فاصله بگیرد؛ بلکه هدف این است که مدیر زمان کمتری را صرف عملیات حسابداری کند و زمان بیشتری برای مدیریت و توسعه کسبوکار داشته باشد.
بسته به قرارداد و نیاز شرکت، خدمات حسابداری میتواند شامل موارد مختلفی باشد؛ مانند:
به همین دلیل قبل از عقد قرارداد باید دقیقاً مشخص شود چه خدماتی قرار است ارائه شود.
یکی از اشتباهات رایج این است که مدیر فقط به قیمت توجه کند.
ممکن است یک حسابدار حقوق پایینتری داشته باشد، اما به دلیل کمبود تجربه، اشتباهاتی در ثبت اسناد یا گزارشهای مالی ایجاد کند که هزینه آنها در آینده بسیار بیشتر از مبلغ صرفهجوییشده باشد.
از طرف دیگر، ارزانترین شرکت خدمات حسابداری نیز لزوماً بهترین انتخاب نیست.
هزینه واقعی حسابداری باید در کنار کیفیت، دقت، تخصص، سرعت و میزان مسئولیتپذیری بررسی شود.
پاسخ یکسانی برای همه کسبوکارها وجود ندارد.
اگر شرکت شما عملیات مالی گستردهای دارد و حضور روزانه یک نیروی حسابداری برایتان ضروری است، استخدام حسابدار میتواند انتخاب مناسبی باشد.
اما اگر کسبوکار شما کوچک یا متوسط است، حجم عملیات مالی محدود یا متوسطی دارد و میخواهید بدون تحمل هزینههای استخدام تماموقت از تخصص حرفهای استفاده کنید، برونسپاری خدمات حسابداری میتواند گزینه بسیار مناسبی باشد.
در برخی شرکتها نیز بهترین راهکار،استفاده از مدل ترکیبی است؛یعنی یک نیروی داخلی برای امور روزمره درکنار یک مجموعه متخصص برای امور تخصصیتر.
در واقع سؤال اصلی این نیست که «استخدام حسابدار بهتر است یا برونسپاری؟» بلکه باید پرسید:
کدام مدل با اندازه، حجم فعالیت، بودجه و نیازهای مالی کسبوکار من سازگارتر است؟
انتخاب بین استخدام حسابدار و استفاده از خدمات حسابداری برونسپاری یکی از تصمیمهای مهم مالی هر کسبوکار است. استخدام نیروی داخلی مزایایی مانند حضور دائمی، شناخت عمیقتر از شرکت و دسترسی سریع به اطلاعات دارد؛اما در مقابل،هزینههای استخدام،وابستگی به یک فرد و محدودیت تخصصی میتواند چالشبرانگیز باشد.
برونسپاری حسابداری نیز این امکان را فراهم میکند که کسبوکار با هزینهای متناسب با نیاز خود، به تخصص یک تیم حرفهای دسترسی داشته باشد و بخشی از هزینههای ثابت نیروی انسانی را کاهش دهد.
بنابراین پیش از انتخاب،حجم عملیات مالی،بودجه،میزان پیچیدگی امور، نیاز به حضور فیزیکی و سطح تخصص موردنیاز خود را بررسی کنید.اگر به دنبال راهکاری انعطافپذیر برای مدیریت امور مالی هستید،بررسی گزینههای خدمات حسابداری میتواند نقطه شروع مناسبی برای تصمیمگیری باشد.
09127806746
