تحویلگیری حسابداری یک شرکت، فقط به معنای دریافت چند زونکن، فایل اکسل یا نرمافزار حسابداری از حسابدار قبلی نیست. در واقع، زمانی که مسئولیت حسابداری یک مجموعه به فرد یا تیم جدیدی سپرده میشود، باید تصویری روشن از وضعیت مالی، اسناد، بدهیها، مطالبات، پروندههای مالیاتی و سوابق ثبتشده شرکت به دست آید.
اگر این فرآیند بدون بررسی دقیق انجام شود، ممکن است حسابدار جدید با اسنادی ناقص، مغایرتهای بانکی، اظهارنامههای ارسالنشده، بدهیهای مالیاتی یا حتی اطلاعات ثبتشدهای مواجه شود که از ابتدا در جریان آنها نبوده است.
به همین دلیل، داشتن یک چکلیست تحویلگیری حسابداری شرکت میتواند بخش زیادی از این ریسکها را کاهش دهد.
در این مقاله قدمبهقدم بررسی میکنیم که هنگام تحویل گرفتن حسابداری یک شرکت، چه مدارکی باید دریافت شود، چه حسابهایی باید بررسی شوند و وضعیت سامانههای مالیاتی چگونه باید کنترل شود.
حسابداری یک شرکت مانند یک زنجیره بههمپیوسته است. اگر بخشی از اطلاعات این زنجیره ناقص باشد، بررسی وضعیت مالی شرکت نیز با مشکل مواجه میشود.
برای مثال، فرض کنید حسابدار جدید کار خود را از ابتدای یک سال مالی شروع میکند اما اسناد سال قبل، مانده حسابهای بانکی، لیست بدهکاران و بستانکاران یا وضعیت مالیاتی شرکت بهدرستی تحویل داده نشده است.
در چنین شرایطی، ثبت معاملات جدید ممکن است انجام شود، اما مشخص نیست اعداد و ماندههای اولیه تا چه اندازه قابل اتکا هستند.
تحویلگیری اصولی باعث میشود حسابدار جدید بداند:
بنابراین، تحویلگیری حسابداری در حقیقت نقطه شروع یک دوره جدید از مدیریت مالی شرکت است.
برای اینکه فرآیند تحویل حسابداری منظمتر باشد، بهتر است آن را به چند بخش تقسیم کنیم:
حالا هر بخش را جداگانه بررسی کنیم.
اولین مرحله، دریافت و دستهبندی اسناد موجود است. در این مرحله نباید فقط به اسنادی که در پوشههای فیزیکی قرار دارند اکتفا کرد.
باید بررسی شود که آیا نسخه دیجیتال اسناد نیز وجود دارد یا خیر.
برخی از مهمترین مدارکی که باید بررسی شوند عبارتاند از:
نکته مهم این است که صرفاً «وجود داشتن» مدارک کافی نیست؛ باید مشخص شود اسناد تا چه تاریخی ثبت و بررسی شدهاند.
اگر شرکت از نرمافزار حسابداری استفاده میکند، تحویلگیری باید شامل اطلاعات نرمافزار نیز باشد.
در این مرحله بهتر است موارد زیر بررسی شوند:
یکی از اشتباهات رایج این است که حسابدار جدید بدون بررسی ساختار قبلی، شروع به ثبت اطلاعات میکند.
در حالی که ابتدا باید مشخص شود حسابهای موجود چگونه تعریف شدهاند و ماندهها تا چه تاریخی قابل اتکا هستند.
یکی از مهمترین بخشهای چکلیست تحویلگیری حسابداری شرکت، بررسی حسابهای بانکی است.
برای هر حساب بانکی باید مشخص شود:
اگر مانده حسابداری با مانده واقعی بانک تفاوت دارد، نباید این اختلاف بدون بررسی به دوره بعد منتقل شود.
ممکن است بخشی از اختلاف به دلیل چکهای در جریان، کارمزدهای بانکی یا ثبتنشدن بعضی تراکنشها باشد؛ اما گاهی نیز مغایرت میتواند نشانه یک اشتباه ثبت حسابداری باشد.
به همین دلیل، تهیه گزارش مغایرت بانکی هنگام تحویلگیری اهمیت زیادی دارد.
در شرکتهایی که صندوق یا تنخواه دارند، موجودی واقعی باید با مبلغ ثبتشده در حسابداری مقایسه شود.
برای این کار باید مواردی مانند موارد زیر بررسی شود:
اگر مبلغی در حسابداری ثبت شده اما سند مربوط به آن وجود ندارد، بهتر است این مورد در زمان تحویل مشخص و ثبت شود تا بعداً مسئولیت آن مبهم نباشد.
یکی دیگر از بخشهای حساس، حساب اشخاص و طرف حسابهای شرکت است.
در زمان تحویلگیری باید فهرستی از بدهکاران و بستانکاران تهیه شود.
برای حسابهای دریافتنی باید مشخص شود:
برای حسابهای پرداختنی نیز باید بررسی شود:
این بررسی کمک میکند شرکت تصویر دقیقتری از تعهدات مالی خود داشته باشد.
چکها باید بهصورت جداگانه بررسی شوند.
یک فهرست کامل بهتر است شامل اطلاعات زیر باشد:
| مورد | اطلاعات موردنیاز |
|---|---|
| نوع چک | دریافتی / پرداختی |
| مبلغ | مبلغ چک |
| تاریخ | تاریخ سررسید |
| صادرکننده | نام شخص یا شرکت |
| دریافتکننده | نام طرف حساب |
| وضعیت | وصولشده / نشده |
| توضیحات | هرگونه نکته مهم |
این فهرست به حسابدار جدید کمک میکند تعهدات آینده شرکت را بهتر شناسایی کند.
اگر شرکت فعالیت بازرگانی یا تولیدی دارد، موجودی کالا یکی از بخشهای مهم تحویلگیری است.
باید مشخص شود:
وجود اختلاف میان موجودی واقعی و اطلاعات حسابداری میتواند گزارشهای مالی شرکت را تحت تأثیر قرار دهد.
در مرحله بعد باید داراییهای ثابت شرکت نیز بررسی شوند.
برای مثال:
باید مشخص شود هر دارایی با چه مبلغی در حسابداری ثبت شده، چه زمانی خریداری شده و وضعیت استهلاک آن چگونه است.
همچنین اگر داراییای فروخته، اسقاط یا از شرکت خارج شده اما هنوز در حسابها ثبت است، باید شناسایی شود.
اطلاعات مربوط به کارکنان نیز باید هنگام تحویلگیری بررسی شود.
از جمله:
هماهنگی اطلاعات حقوق و دستمزد با اسناد حسابداری اهمیت زیادی دارد؛ چون این اطلاعات علاوه بر حسابداری، با تکالیف بیمهای و مالیاتی نیز ارتباط دارند.
حالا به یکی از مهمترین قسمتهای تحویلگیری میرسیم: پرونده مالیاتی.
در این بخش باید مشخص شود شرکت چه پروندهها و سوابقی دارد و چه تکالیفی برای آن انجام شده است.
مواردی که بهتر است بررسی شوند شامل:
این مرحله اهمیت ویژهای دارد؛ چون ممکن است یک شرکت هنگام تغییر حسابدار، پرونده مالیاتی باز یا تکالیف انجامنشده داشته باشد.
بنابراین حسابدار جدید نباید کار خود را فقط با بررسی اسناد داخلی شرکت آغاز کند.
اگر شرکت برای مدیریت همزمان امور حسابداری و مالیاتی نیاز به پشتیبانی تخصصی داشته باشد، استفاده از خدمات حسابداری و خدمات مالیاتی میتواند به منظمشدن این فرآیند و کاهش خطاهای ناشی از پراکندگی اطلاعات کمک کند.
یکی از قسمتهایی که در سالهای اخیر اهمیت بیشتری پیدا کرده، بررسی اطلاعات و تکالیف مربوط به سامانههای مالیاتی است.
در زمان تحویلگیری باید مشخص شود:
این بخش باید با دقت زیادی انجام شود، زیرا صرفاً داشتن نام کاربری و رمز عبور به معنای کامل بودن وضعیت مالیاتی شرکت نیست.
مهمتر از دسترسی، بررسی سوابق و وضعیت واقعی پرونده است.
سوابق حسابداری سالهای گذشته نیز نباید نادیده گرفته شوند.
بهتر است مشخص شود:
اگر حسابدار جدید بدون بررسی این موارد، ماندههای قبلی را مستقیماً مبنا قرار دهد، ممکن است خطاهای قدیمی وارد دوره جدید شوند.
یکی از اهداف اصلی تحویلگیری این است که شرکت بداند چه تعهداتی دارد.
این تعهدات میتوانند شامل موارد مختلفی باشند:
بهتر است همه این موارد در یک فهرست جداگانه ثبت شوند تا حسابدار جدید بتواند سررسیدها را پیگیری کند.
بعد از بررسی همه موارد، بهتر است یک صورتجلسه مشخص برای تحویل حسابداری تهیه شود.
در این صورتجلسه میتوان موارد زیر را ثبت کرد:
وجود چنین صورتجلسهای باعث میشود وضعیت حسابداری در زمان تحویل کاملاً شفاف باشد.
برای استفاده سریعتر، میتوان کل فرآیند را به این شکل خلاصه کرد:
☐ فاکتورهای خرید و فروش
☐ قراردادها
☐ اسناد دریافت و پرداخت
☐ چکها
☐ اسناد سنوات گذشته
☐ نرمافزار حسابداری
☐ کدینگ حسابها
☐ اسناد ثبتشده
☐ اسناد اصلاحی
☐ پشتیبان اطلاعات
☐ صورتحساب بانکی
☐ مغایرت بانکی
☐ چکهای در جریان
☐ موجودی صندوق
☐ اسناد تنخواه
☐ حساب مشتریان
☐ حساب تأمینکنندگان
☐ بدهکاران
☐ بستانکاران
☐ موجودی کالا
☐ انبارگردانی
☐ داراییهای ثابت
☐ استهلاک داراییها
☐ لیست کارکنان
☐ حقوق و مزایا
☐ سوابق بیمه
☐ مالیات حقوق
☐ پرونده مالیاتی
☐ اظهارنامهها
☐ سوابق ارزش افزوده
☐ ابلاغیهها
☐ بدهیهای مالیاتی
☐ اعتراضها و پروندههای جاری
☐ وضعیت سامانههای مالیاتی
☐ شناسایی مغایرتها
☐ ثبت موارد ناقص
☐ تهیه گزارش وضعیت
☐ تنظیم صورتجلسه تحویل
گاهی مشکل اصلی نه نبود اطلاعات، بلکه شیوه اشتباه تحویل گرفتن آنهاست.
باید دقیقاً مشخص شود حسابدار جدید مسئولیت را از چه تاریخی و با چه ماندههایی تحویل گرفته است.
ماندهای که در نرمافزار ثبت شده الزاماً بدون خطا نیست. حسابهای مهم باید کنترل شوند.
تحویل گرفتن فایل حسابداری بدون بررسی وضعیت پرونده مالیاتی، تصویر کاملی از وضعیت شرکت ارائه نمیدهد.
اگر هنگام تحویل اختلافی وجود دارد، بهتر است همان ابتدا ثبت و مستندسازی شود.
اطلاعات حسابداری شرکت ارزش زیادی دارد و تهیه نسخه پشتیبان یکی از اقدامات ضروری در زمان تغییر مسئول حسابداری است.
تحویلگیری حسابداری شرکت باید یک فرآیند منظم و مستند باشد؛ نه صرفاً جابهجایی فایلها و اسناد از یک حسابدار به حسابدار دیگر.
از اسناد و نرمافزار حسابداری گرفته تا حسابهای بانکی، صندوق، چکها، بدهکاران و بستانکاران، موجودی کالا، داراییهای ثابت، حقوق و دستمزد و در نهایت پروندهها و سامانههای مالیاتی، همه این موارد باید بررسی شوند.
مهمترین نکته این است که حسابدار جدید دقیقاً بداند شرکت را در چه وضعیتی تحویل گرفته است. هر مغایرت، سند ناقص یا تکلیف انجامنشده نیز بهتر است همان زمان شناسایی و مستند شود.
در واقع، یک تحویلگیری اصولی میتواند نقطه شروعی برای ایجاد نظم مالی، کاهش خطاهای حسابداری و مدیریت بهتر تعهدات مالیاتی شرکت باشد.
فاکتورهای خرید و فروش، قراردادها، اسناد دریافت و پرداخت، چکها، سوابق حسابداری، اطلاعات نرمافزار، اسناد بانکی و مدارک مالیاتی از مهمترین موارد هستند.
بله. مانده حسابهای بانکی باید با اطلاعات ثبتشده در حسابداری مقایسه و مغایرتهای احتمالی شناسایی شوند.
سوابق اظهارنامهها، ابلاغیهها، بدهیهای مالیاتی، پروندههای جاری و تکالیف انجامشده یا باقیمانده باید بررسی و مستند شوند.
بله. کدینگ حسابها، اسناد ثبتشده، گزارشها، دورههای مالی و نسخه پشتیبان اطلاعات از موارد مهم هنگام تحویل نرمافزار هستند.
صورتجلسه مشخص میکند حسابداری شرکت در چه تاریخی، با چه اسناد و اطلاعاتی و با چه موارد ناقص یا مغایرتهایی تحویل گرفته شده است و از ابهامهای بعدی جلوگیری میکند.
09127806746
